Automatisierungen in PATOffice

Die Erstellung von Regeln und Automationen in PATOffice war bis dato ein recht wohlgehütetes Geheimnis unserer PATOffice Experten.

Das Aufsetzen von komplexen Monitoring-Profilen und dann nachfolgenden Trigger-Action-Modellen (Regeln und Sequenzen in PATOffice) war verbunden mit vielen Schritten und eher wenig intuitiv - für einige Nutzer gar nicht zugänglich.

Wir haben es weiterentwickelt und möchten es unseren Nutzern ab sofort einfacher machen, selbst Regeln anzulegen.

Einfach gesagt:

Regeln bestehen aus zwei Teilen:

einem Filter-Teil, mit dem die Bedingungen definiert werden, auf welche Dokumente die Regel wirken soll
einem Aktionen-Teil, wo festgelegt wird, welche Aktion für diese Dokumente erledigt werden soll

Der Filter-Teil wird mit Hilfe unserer Suche gesetzt, weil man hier die vollständige Flexibilität hat, sämtliche Kriterien zu berücksichtigen.
Für den Aktionen-Teil hat man die Auswahl einiger unserer Aktionen, die nach und nach auch noch weiter ergänzt werden.

Wie setze ich Regeln in PATOffice auf?

Aktuell verwenden wir noch eine Art Workaround zum Aufsetzen von Regeln in PATOffice - dies soll in Zukunft noch einfacher gehen.
Bis dato funktioniert folgender Prozess:

**Schritt 1:**
Sie definieren Ihren Filter-Teil (siehe oben)
Dafür gehen Sie in die PATOffice Suche und bestimmten die Werte Ihrer Suchparameter Ihren Filter-Wünschen entsprechend.
Beispiel:
Ich möchte Patentanmeldungen mit folgenden Parametern an mehrere bestimmte User weiterleiten:
Anmelder = Siemens
Titelbegriff = Lautsprecher
ICP = H04R



**Schritt 2:**
Sie lassen sich Ihre Suchergebnisse ausgeben, prüfen die Ergebnisse und somit die Qualität Ihrer Filter-Definition.
Sofern Ihnen Ihre Treffer zusagen, können Sie Ihre Sucheingabe "Als Regel speichern" :



**Schritt 3:**
Es öffnet sich ein Fenster inkl. der Auflistung der Filter-Definitionen.
Geben Sie Ihrer Regel einen Namen:



**Schritt 4:**
Nun wählen Sie die von Ihnen gewünschte Aktion aus.
Welche Aktionen es gibt, listen wir im Folgenden für Sie auf:

Tags hinzufügen



Per Klick öffnet sich eine Übersicht der vorhandenen Tags bzw. Kategorien und deren Tags.
Wählen Sie das gewünschte Tag aus und klicken Sie auf "Assign Tag"




Benutzer hinzufügen



Per Klick öffnet sich auch hier eine Übersicht der vorhandenen Benutzer. Wählen Sie den bzw. die gewünschten Nutzer aus und klicken Sie auf "Assign Users".




Vorbewertungen verwalten
Bei Vorbewertungen handelt es sich um unseren beliebten Content Score.
Es handelt sich hierbei um ein Punktesystem, wo Punkte vergeben werden für mehr oder wichtige / relevante Dokumente, ausgehend von den zuvor definierten Filtereinstellungen.
Meist legen unsere PATOffice Nutzer im Vorfeld ein Konzept vor, wie Punkte vergeben werden sollen, damit das Ganze einen gewissen Rahmen hat.
Der Content Score kann mittlerweile direkt in PATOffice von Admins abgeändert bzw. hinzugefügt werden.

Per Klick gelangt man zu einem neuen Fenster:



Im Vorbewertungsprofil wählt man den "Content Score" aus (Spoiler Alert: Wir arbeiten an einem weiteren Score - to be announced soon)



Jetzt kann man auswählen, wie der Wert, den man gleich noch vergeben darf, ausgeführt werden soll.
So kann der ausgewählte Wert immer fest gesetzt werden (und andere Werte überschreiben), man entfernt die Vorbewertung oder (und das machen die meisten), man fügt den Wert dem Score hinzu:
D.h. wenn beispielsweise das gleiche Dokument bereits durch eine andere Regel einen Score erhalten hat, kann man so den Score anreichern.
Das macht Sinn, da so ein hoher Wert, eine höhere Relevant widerspiegeln kann.



**Schritt 5:**
Nun klicken Sie auf "Regel erstellen" und haben somit eine neue Regel in Ihrem Regelwerk in PATOffice



Per Klick auf die Lupe, gelangen Sie erneut in die PATOffice Suche, mit den definierten Filtereinstellungen - vorausgewählt.
Per Klick auf den Stift, können Sie die Aktionen direkt editieren.
Per Klick auf den Mülleimer löschen Sie die Regel.

Schritt 6:
Falls nötig, können Sie die Filter ebenso bearbeiten und somit die Suche Regel verändern.
Klicken Sie dafür einfach auf die Lupe - sie gelangen so direkt wieder in die PATOffice Suche.
Nun verändern Sie Ihre Werte, fügen welche hinzu oder entfernen sie.
Schlussendlich klicken Sie auf "Als Regel speichern" und wählen "Vorhandene Regel aktualisieren"



Sie wählen dann die Regel aus, die Sie aktualisieren wollen und schon ist Ihre Regel auf dem neuesten Stand.

Aktualisiert am: 18/07/2024